Dienstwagen: So sind die Klassen geregelt

Inhalt

• Dienstwagenordnung: So sind Dienstwagenklassen geregelt
• Vorteile einer Kategorisierung der Dienstwagenklassen
• Diese Punkte sind in einer Dienstwagenordnung geregelt
• Dienstwagenklassen: Ein Blick auf die Welt der Firmenwagen
• Dienstwagenklassen: Aktuelle Fuhrpark-Trends
• So lässt sich die Schadenfreiheitsklasse beim Dienstwagen übertragen
• Dienstwagen privat nutzen: Versteuern mit der 1-Prozent-Regelung
• Fazit: Dienstwagen - eine persönliche Entscheidung

Dienstwagenordnung: So sind Dienstwagenklassen geregelt

Nicht alle Mitarbeiter haben Anspruch auf einen Dienstwagen. Und nicht alle Beschäftigte, für die ein Dienstwagen infrage kommt, dürfen aus dem Vollen schöpfen. Die Auswahl an Firmenwagen hängt in den meisten Fällen von der Position im Unternehmen und der Gehaltsklasse ab.

Welche Wagen für wen zur Verfügung stehen, variiert von Betrieb zu Betrieb - universelle Dienstwagenklassen (Fahrzeugkategorien) gibt es nicht. Um Firmenwagen dennoch klassifizieren zu können, erstellen Betriebe eigene Dienstwagenordnungen, diese fungieren als innerbetrieblicher Regelkatalog für die Anschaffung von Firmenwagen.

In der Regel können Mitarbeiter innerhalb ihrer jeweiligen Klasse zwischen vier bis sechs Dienstwagen-Arten wählen. Die Chefetage fährt häufig Modelle von Audi, Mercedes oder BMW. Auf den Ebenen darunter sind in der Regel Marken wie Volkswagen, Ford und Opel wählbar. Im Zuge der immer größeren Verbreitung von Hybrid- und Elektroantrieben sind Dieselfahrzeuge als Dienstwagen weitestgehend nicht mehr im Einsatz. Besonders interessant für Mitarbeiter ist die Einstufung der Beschäftigten in Limitgruppen. So lassen sich Führungskräfte beispielsweise in Vorstand, erste Leitungsebene und zweite Leitungsebene einteilen. Der Einteilung folgen unterschiedliche Optionen bei der Wahl des Fahrzeugs.

Die Dienstwagenordnung entspricht nicht dem Dienstwagen-Überlassungsvertrag. Die wichtigsten Unterschiede haben wir in der folgenden Tabelle zusammengefasst:

Vorteile der Kategorisierung von Dienstwagenklassen

Als Hilfestellung für Fuhrparkmanager, Fahrzeughalter und Fahrer des Dienstwagens ist eine Dienstwagenordnung vor allem in größeren Unternehmen üblich. Dabei hat so ziemlich jedes Unternehmen seine eigenen Regeln. Die Einführung einer Dienstwagenordnung bringt auch in kleinen Fuhrparks zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu gehören:

• Klar definierte Rechte und Pflichten: Dank der vorliegenden Regelung weiß der Fahrer des Firmenwagens über die Bedingungen zur Überlassung des Pkw Bescheid.
• Prozessvereinfachung seitens der Firma: Die klare Definition der Schritte vom Kauf bis hin zur Überlassung des Wagens ermöglicht eine entsprechende Routine.
• Geldersparnis: Die Vorauswahl an Fahrzeugen kann einem Betrieb eine Ersparnis von bis zu 20 Prozent ermöglichen.
• Zeitersparnis: Vorgefertigte Listen führen zu einer effizienten Fahrzeugkonfiguration.
• Zufriedenheit der Mitarbeiter: Insbesondere die Möglichkeit zur Individualisierung steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Diese Punkte sind in einer Dienstwagenordnung geregelt

• Fahrzeugauswahl und -vergabe: Eine Dienstwagenordnung definiert verschiedene Anspruchsgruppen. Darin enthalten ist eine vorsortierte Modell- und Markenliste, aus denen der Mitarbeiter wählen kann.
• Kostenübernahme: Wünscht der Arbeitnehmer individuelle Ausstattungsmerkmale, regelt die Dienstwagenordnung die Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
• Pflicht zur steuerlichen Erfassung: Ebenfalls enthalten ist die allgemeine Pflicht zur Versteuerung eines privat genutzten Firmenwagens. Die zur Erfassung des geldwerten Vorteils genutzte Methode ist im individuellen Überlassungsvertrag zu finden.
• Haftungsregelungen: Das Regelwerk liefert Antworten zum Verhalten bei Schäden, inklusive der zu leistenden Selbstbeteiligung durch den Arbeitnehmer.
• Meldepflichten: Verliert der Fahrer des Dienstwagens seinen Führerschein oder verursacht einen Unfall, liefert die Dienstwagenordnung eine Antwort zur Vorgehensweise.
• Fahrzeugrückgabe: Wer wissen möchte, wann und wie die Rückgabe des Dienstwagens zu erfolgen hat, wirft einen Blick in die vorliegenden Dokumente.

Dienstwagenklassen: Ein Blick auf die Welt der Firmenwagen-Modelle

Um von den zahlreichen Vorteilen einer Dienstwagenordnung zu profitieren, ist eine passende Einteilung der Dienstwagenklassen und -Modelle unabdingbar. Der nachfolgende Abschnitt vermittelt einen Überblick über die Verteilung von Dienstwagen in der Arbeitswelt und über die üblichen Modelle.

1. So verteilen sich Dienstwagen auf die Arbeitswelt

Laut dem 2019 erschienenen Firmenwagenmonitor von Compensation Partner fahren ungefähr 12 Prozent aller deutschen Angestellten einen Dienstwagen. Spitzenreiter bilden Vertriebler, gefolgt von Technikern und IT-Fachkräften. Die teuersten Firmenwagen finden sich vor allem bei Mitarbeitern von Banken und Automobilherstellern. Der Bruttolistenpreis beträgt hier durchschnittlich 48.000 Euro. Grundsätzlich zeigt sich dabei ein Muster: Je größer das Unternehmen, desto mehr und teurere Firmenwagen finden sich in den Fuhrparks. In Bezug auf die Geschlechterverteilung bei der Nutzung von Dienstwagen zeigt sich ein Ungleichgewicht: Etwa 3,5 Prozent der weiblichen Angestellten nutzen einen Dienstwagen, was im Vergleich zu männlichen Angestellten geringer ist.

2. Auswahlkriterien der Dienstwagenklassen

Neben der jeweiligen Branche bedingt eine Vielzahl an Kriterien die Auswahl der angebotenen Fahrzeuge innerhalb eines Betriebs. Die auf der Fuhrparkliste verfügbaren Autos unterscheiden sich unter anderem durch folgende Kriterien:

• Nutzungsart: Je nach Art der Nutzung sind einzelne Fahrzeugmerkmale verschieden zu bewerten. Soll der Wagen beispielsweise viele Materialien transportieren, ist auf einen entsprechend starken Motor zu achten. Soll er eher für Kundenbesuche genutzt werden, ist dieser Aspekt zweitrangig.
• Nutzungsdauer: Teure Investitionen lohnen sich meist nur bei längerer Nutzungsdauer. Strebt der Betrieb eine Abgabe des Wagens nach wenigen Jahren an, sind teure Modelle eher ungeeignet.
• Repräsentation: Firmenwagen sind oftmals ein Aushängeschild und repräsentieren das dazugehörige Unternehmen. Wer hauptsächlich eine Nutzung für Fahrten zum Kunden vorsieht, sollte bei der Modellwahl Faktoren wie Seriosität und Vertrauen berücksichtigen.
• Einsatzart: Ist auch eine private Nutzung der Dienstwagen angedacht, rücken Kriterien wie Stauraum, Sitzplätze etc. mehr in den Mittelpunkt, als bei einer rein dienstlichen Nutzung.
• Streckennutzung: Soll ein Firmenwagen weite Wege über Autobahnen zurücklegen, sind Kriterien wie Platzangebot, Ausstattung und Antrieb entscheidend für die Auswahl. Bei vorrangiger Nutzung im Stadtverkehr spielen diese Punkte zwar noch immer eine Rolle, allerdings eine nicht so wichtige wie bei der Langstreckennutzung.

3. Dienstwagenklassen, Fahrzeug-Einteilungen & gängige Modelle

Auch wenn es keine allgemeingültigen Dienstwagenklassen gibt, lassen sich die auf dem Markt erhältlichen Modelle in verschiedene Fahrzeug-Segmente einteilen. Diese Einteilung erfolgt dabei auf Basis unterschiedlicher Kriterien wie z. B. Gewicht, Motorisierung, Größe und Leistung. Einige Modelle wie Geländewagen, Sportwagen und Cabrios sind in Dienstwagenordnungen von der Nutzung ausgeschlossen. Dienstwagen der höheren Klassen sind oft der Führungsriege vorbehalten. Die nachfolgende Tabelle zeigt die gängigsten Klassen und Modelle für Firmenwagen auf.

Unternehmen integrieren SUVs, trotz zahlreicher Umweltbedenken, immer öfter in ihre Dienstwagenordnung. Wer jedoch auf den Einsatz von SUVs verzichten möchte, kann auf höhergelegte Kompaktwagen und Kombifahrzeuge zurückgreifen. Sie bieten die Vorteile traditioneller Pkw und kombinieren diese mit der Optik eines SUV. Hier bieten sich die Audi-Allroad-Modelle oder die Active-Linie von Ford an.

Van als Dienstwagen: Vans bieten viel Platz und eignen sich besonders gut für den Transport vieler Personen oder Materialien. Allerdings sind Vans im Bereich der Dienstwagenklassen zur Besonderheit geworden. Alternativen bietet der Markt über SUV-ähnliche Modelle wie den Opel Zafira Life oder den Renault Espace. Im Gegensatz zu klassischen Vans bieten sie jedoch weniger Stauraum.

Dienstwagenklassen: Aktuelle Fuhrpark-Trends

Trend 1: Alternative Antriebe
Auch in Fuhrparks sinkt der Einsatz von Verbrennungsmotoren stetig. Der Grund dafür findet sich nicht allein in Umweltaspekten. Vor allem steuerliche Vorteile begünstigen die Verbreitung alternativer Antriebe. Liegt der Bruttopreis für Dienstwagen mit Elektroantrieb oder Brennstoffzelle unter 60.000 Euro, gilt eine verringerte Dienstwagensteuer von 0,25 Prozent. Hybridfahrzeuge profitieren bei einem Ausstoß von weniger als 50 Gramm CO2 pro Kilometer von der 0,5-Prozent-Regelung. Als beliebte Firmenwagen mit Elektroantrieb gelten unter anderem Modelle von Audi (Audi e-Tron), BMW (BMW i / BMW i3), Hyundai (Hyundai Kona / Ioniq 5), Tesla (Modell S, Modell 3), Kia (Kia e-Niro/ e-Soul) und VW (VW ID.4).

Trend 2: SUV als Dienstwagen
Trotz zahlreicher Umweltbedenken finden sich auch in Fuhrparks zunehmend SUVs vor. Einer der Gründe liegt beim Restwert: Hier schneiden SUVs meist deutlich besser ab als andere Pkw. Zudem legen viele Mitarbeiter Wert auf Fahrzeuge, die sich sowohl von der Masse abheben als auch einen hohen privaten Nutzen bieten. Um die Verbrauchs-Nachteile gegenüber anderen Karosserieformen auszugleichen, greifen die meisten Fuhrparks auf SUV-Angebote in kleineren Segmenten sowie Modelle mit Elektromotor zurück.

Trend 3: Leasing statt Kauf
Immer mehr Unternehmen greifen auf die Option des Leasings zurück. Der Arbeitgeber agiert dabei als Leasingnehmer und händigt das Fahrzeug anschließend zur dienstlichen sowie oft auch privaten Nutzung an einen Mitarbeiter aus. Steuerliche Vorteile und Flexibilität sind dabei nur zwei von vielen Vorteilen des Firmenwagen-Leasings.

So lässt sich die Schadenfreiheitsklasse beim Dienstwagen übertragen

Ohne eine Übertragung der Schadenfreiheitsklasse (SF-Klasse) stufen Versicherungen auch langjährig mit einem Dienstwagen schadenfrei gefahrene Fahrer wie einen Fahranfänger ein. Als Folge entstehen hohe Versicherungskosten. Mit diesen Tipps lassen sich die SF-Klassen für Dienstwagenfahrer übertragen.

• Bei Übernahme des Dienstwagens empfiehlt es sich, den privaten Schadenfreiheitsrabatt direkt zu übertragen. So lassen sich die privat und dienstlich unfallfrei gefahrenen Jahre zusammenrechnen.
• Nutzen Fahrer mehrere Fahrzeuge eines Fuhrparks, lässt sich die exakte Dauer der Unfallfreiheit nicht mehr nachvollziehen. Daher ist es ratsam, die Übernahme eines persönlichen Dienstwagens anzustreben.
• Ein individuell geführtes Datenkonto je Fahrer und Fahrzeug ermöglicht eine fehlerfreie Dokumentation und Zuordnung aller eventuell aufgetretener Schäden und Vorfälle.
• Eine Arbeitgeberbestätigung zur Unfallfreiheit kann bei der Anrechnung der SF-Klasse helfen.
• Wer sich eine bereits vorhandene SF-Klasse anrechnen lassen möchte, sollte sich eine entsprechende Bescheinigung vom vorherigen Versicherer aushändigen lassen.

Dienstwagen privat nutzen: Versteuern mit der 1-Prozent-Regelung

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss diesen ordnungsgemäß versteuern. Eine private Nutzung ist im Voraus mit dem Arbeitgeber abzuklären. Grundsätzlich bieten sich zwei Möglichkeiten an, den eigenen Firmenwagen zu versteuern: die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.

Die 1-Prozent-Regelung (bzw. Listenpreismethode)

Die 1-Prozent-Regelung gemäß § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz bedeutet, dass ein pauschaler Prozentsatz des Listenpreises des Fahrzeugs für die private Nutzung versteuert wird. Zusätzlich wird ein Prozentsatz von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Kilometer für die einfache Fahrt zwischen dem Arbeitsplatz und dem Wohnort des Mitarbeiters berücksichtigt. Mit unserem Firmenwagenrechner 2024 kannst du den geldwerten Vorteil für deine individuelle Dienstwagen-Situation berechnen. Dort findest du außerdem die individuellen Prozent-Regelungen für Benziner, Elektro- und Hybridfahrzeuge.

Die 1-Prozent-Regelung deckt dabei sämtliche Kosten ab, darunter Zinsen, Steuern, Wertminderung, Versicherung, Wartung und Reparaturen des Dienstwagens. Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer sicherstellen, dass ihr Arbeitgeber sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug übernimmt.

Das Fahrtenbuch

Im Gegensatz zur 1-Prozent-Regelung, bei der monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Autos als geldwerter Vorteil versteuert wird, basiert die Fahrtenbuchmethode auf der genauen Dokumentation aller Fahrten. Hier werden berufliche und private Fahrten detailliert im Fahrtenbuch festgehalten, um den privaten Nutzungsanteil exakt zu ermitteln. Diese Methode erfordert mehr Aufwand, kann aber steuerlich günstiger sein, wenn der private Anteil der Fahrzeugnutzung niedrig ist. Die Entscheidung zwischen beiden Methoden sollte auf einer genauen Kalkulation basieren.

Fazit: Dienstwagen - eine persönliche Entscheidung

Wer einen Überblick über das Angebot an verfügbaren Dienstwagen haben möchte, sollte sich an die Dienstwagenordnung des eigenen Unternehmens halten. Darin definiert jeder Betrieb seine Dienstwagenklassen und stellt entsprechende Pkw-Listen zur Verfügung. Je nach Position und jährlichem Einkommen variieren die verfügbaren Modelle und Ausstattungsmerkmale. Des Weiteren solltest du den geldwerten Vorteil für die private Nutzung deines Firmenwagens ermitteln und die günstigere Besteuerung (1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch-Methode) festlegen.