Firmenwagen versteuern

Wer in den Genuss eines Dienstwagens kommt und den Pkw auch privat nutzen darf, kann sich glücklich schätzen: Für den Arbeitnehmer ist dies in vielerlei Hinsicht eine Kostenersparnis. Bei der Versteuerung von Dienstwagen sind jedoch einige Faktoren zu beachten, um unerwartete Kosten zu vermeiden.

Grundsätzlich stehen dabei zwei Methoden zur Verfügung, die je nach Art der Nutzung finanzielle Vor- und Nachteile bieten.

Die korrekte Versteuerung von Dienstwagen

Egal, um welches Fahrzeug es sich handelt und wie oft dieses abseits des Arbeitsplatzes zum Einsatz kommt: Wer seinen Dienstwagen privat nutzt, muss diesen versteuern, da er als Sachzuwendung und geldwerter Vorteil gilt. Um hier übermäßige Kosten zu vermeiden und die günstigsten Konditionen für die Nutzung ermitteln zu können, sollten Sie zunächst Klarheit darüber schaffen, wofür genau der Firmenwagen eingesetzt wird. Für den Fiskus relevant sind diese vier Kategorien:

  • Dienstliche Fahrten, also Fahrten mit konkretem Bezug zum Unternehmen
  • Private Fahrten
  • Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung
  • Fahrten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung

Welche Art der Besteuerung für Sie am sinnvollsten ist, hängt nun maßgeblich von einigen individuellen Faktoren ab, die Sie bei Gelegenheit mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten. Bedenken Sie dabei vor allem, dass die einmal gewählte Methode zur Besteuerung nur zum Jahreswechsel geändert werden kann. Einzige Ausnahme: Ein neues Fahrzeug wird im Jahresverlauf angeschafft. Dann wird der Nutzungswert zum Zeitpunkt des Kaufs des neuen Fahrzeugs bestimmt.

Hinweis: Private Nutzung des Firmenwagens ist Grundannahme Finanzämter gehen in der Regel immer davon aus, dass ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, sofern das Gegenteil nicht belegt werden kann. Besitzt der Arbeitnehmer einen privaten Zweitwagen, reicht dies dem Fiskus in der Regel als Beleg aus. Wer allerdings keinen Privat-Pkw besitzt, kann selbst mit einem privaten Nutzungsverzicht (bezogen auf den Dienstwagen) in Schwierigkeiten kommen. Meistens verlangt das Amt Taxiquittungen oder Fahrscheine öffentlicher Verkehrsmittel als Beleg dafür, dass der Dienstwagen nicht privat genutzt wird.

Firmenwagen versteuern - Zwei Methoden, ein Ziel

Um bei der Versteuerung von Dienstwagen eine möglichst kostengünstige Regelung zu finden, stehen dem Arbeitnehmer zwei unterschiedliche Methoden offen: Die Ein-Prozent Regelung und die Fahrtenbuch-Regelung.

Die Ein-Prozent-Regelung

Das Einkommensteuergesetz schreibt vor, dass für die private Nutzung des Firmenwagens in jedem Kalendermonat ein Prozent des inländischen Listenpreises zu versteuern ist. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Dies gilt nicht nur für gekaufte Wagen, sondern auch für gemietete oder geleaste Fahrzeuge. Wer also ein Auto mit einem Wert von 40.000 Euro fährt, hat demnach einen geldwerten Vorteil von 400 Euro monatlich, der sich aus der privaten Nutzung ergibt. Die monatliche Lohnsteuer bezieht sich dann auf diesen Betrag.

Vorsicht: Listenpreis gilt auch bei Gebrauchtwagen Hat der Arbeitgeber das Fahrzeug zu einem günstigeren Preis erworben oder einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug angeschafft, gilt für das eine Prozent bei der Versteuerung dennoch der Listenpreis des Neuwagens.

Bei Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnung erhöht sich der pauschale Wert des geldwerten Vorteils um 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer, sofern sich der Wagen auch im privaten Gebrauch befindet. Ist das Dienstfahrzeug jedoch ausschließlich für die Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz gedacht, sind keine Steuern darauf zu entrichten. In einem Urteil des Bundesfinanzhofes heißt es dazu, dass Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte kein Privatvergnügen darstellen, sondern der Erwerbsphäre zuzurechnen sind.

Tipp: Regelungen deutlich festlegen Wer kein Fahrtenbuch führen möchte, aber auch die Ein-Prozent-Regelung lieber meidet, der sollte im Arbeitsvertrag auf ein schriftliches Verbot der Privatnutzung des Firmenwagens achten. Ob dieses Verbot eingehalten wird, ist vom Arbeitgeber nicht zwingend zu kontrollieren. Wird dieser Punkt im Vertrag nicht festgehalten, geht das Finanzamt grundsätzlich immer davon aus, dass Sie den Firmenwagen auch privat nutzen dürfen.

So entfällt die Ein-Prozent-Regelung schon rein rechtlich bei der Versteuerung von Firmenwagen, die nur fürs Pendeln zwischen Arbeitsplatz und Wohnung genutzt werden. Laut dem Gesetzgeber ist diese Art der Nutzung in vollem Umfang der Erwerbstätigkeit des Arbeitnehmers zuzuordnen und daher nicht als geldwerter Vorteil zu sehen.

Die Fahrtenbuch-Regelung

Deutlich aufwändiger, aber dafür auch präziser regelt das Fahrtenbuch die Höhe der Dienstwagenversteuerung. Dabei wird der private Nutzungswert anhand unterschiedlicher Daten für eine Besteuerung ermittelt. Dieser Wert bezeichnet den Anteil der Gesamtkosten des Fahrzeugs, der auf Privatfahrten entfällt. Daneben setzen sich die Gesamtkosten aus den Aufwendungen und Abschreibungen zusammen, etwa für Abnutzung oder Unfälle. Für die Gültigkeit des Fahrtenbuchs muss der Nutzer des Firmenwagens am Beginn und Ende jeder dienstlichen Fahrt folgende Pflichtangaben tätigen:

  • Datum
  • Kilometerstand
  • Reiseziel
  • Reiseroute (insbesondere bei Umwegen)
  • Reisezweck
  • besuchte Geschäftspartner

Private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können auch mit einem kleinen Vermerk gekennzeichnet werden.

Hinweis: Elektronisches Fahrtenbuch Elektronische Fahrtenbücher können für viele Berufsgruppen wie Handelsvertreter, Fahrlehrer oder Taxifahrer eine große Erleichterung sein. Sind jedoch nachträgliche Manipulationen im Fahrtenbuch grundsätzlich möglich, wird es das Finanzamt ablehnen und stattdessen die Ein-Prozent-Regel zur Anwendung bringen.

Auch wer bei der Führung eines Fahrtenbuches nicht die Mindestangaben einhält oder dabei erwischt wird, Fahrten nicht eingetragen zu haben, wird vom Finanzamt anhand der Ein-Prozent-Methode besteuert.

Geschäftsführer müssen bei der Versteuerung von Dienstwagen zudem darauf achten, dass dieser der Ertragslage und wirtschaftlichen Situation des Unternehmens angemessen ist. Unter welchen Umständen welcher Dienstwagen angemessen erscheint, entscheidet sich oftmals am betrieblichen Nutzungsumfang. Ob ein freiberuflicher Apotheker mit einem großen Geländewagen Kundenfahrten erledigen muss, wird vom Finanzgericht in den meisten Fällen eher verneint. Sollten Sie Zweifel daran haben, ob der von Ihnen geführte Dienstwagen als angemessen erscheint, erkundigen Sie sich zur Sicherheit bei Ihrem Steuerberater.

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