Die häufig mit der Entfernungspauschale gleichgesetzte Kilometer-Pauschale ist eine Pauschale, die jeder steuerpflichtige Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler in Anspruch nehmen kann. In der Regel kommt diese Pauschale für berufsbedingte Dienstreisen oder Außentätigkeiten zum Einsatz. Die dadurch entstandenen Fahrtkosten kannst du pro gefahrenen Kilometer in der Steuererklärung als Ausgabe eintragen. Das bedeutet: Die zu versteuernden Einkünfte sinken.
Benötigt das Finanzamt einen Nachweis? Kurze Antwort, ja. Zum einen sind in der Steuererklärung die entstandenen Reisekosten durch eine Quittung/Rechnung zu belegen, darüber hinaus besteht die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuches. Kannst du die beiden Nachweise nicht erbringen, wird es schwierig, die Dienstreise steuerlich geltend zu machen.
Die Entfernungspauschale wird umgangssprachlich auch als Pendlerpauschale bezeichnet, deren Regelung in Paragraf 9 Absatz 4 verankert ist. Anders als bei der KM-Pauschale ist es bei der Entfernungspauschale völlig egal, mit welchem Verkehrsmittel der Weg zurückgelegt wird. Allerdings gewährt das Finanzamt lediglich einmal pro Arbeitstag die Entfernung zur Tätigkeitsstätte. Sprich, wenn deine Tätigkeitsstätte 10 Kilometer von deiner Wohnung entfernt ist, berechnet das Finanzamt diesen Weg einmal täglich. Anders als bei der KM-Pauschale fließen hier nicht Hin- und Rückweg in die Berechnung ein.
Das ist aber nicht der einzige Unterschied zwischen den beiden Pauschalen. Bei der KM-Pauschale können Fahrten an verschiedene Orte in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Wohingegen die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) nur für die Strecke von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte vorgesehen ist. In der Regel ist dieser Weg täglich derselbe.
Kurz und knapp zusammengefasst: Die Entfernungspauschale gilt für den täglichen Arbeitsweg und die Kilometer-Pauschale beispielsweise bei Fahrten zur zweiten Arbeitsstätte oder Dienstreisen.
In erster Linie ist für die Berechnung der Kilometer-Pauschale das Fahrzeug, welches für die Reisestrecke zum Einsatz kommt, ausschlaggebend. Für gewöhnlich ist das ein Personenkraftwagen, bei dem pro gefahrenen Kilometer ein Betrag von 0,30 € berechnet wird. Bei anders motorisierten Fahrzeugen, beispielsweise einem Motorrad, liegt die KM-Pauschale bei 0,20 €. Bis 2014 war es möglich, bei Mitnahme eines Beifahrers eine höhere Pauschale in der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen.
Inzwischen gibt es diesbezüglich keine Berücksichtigung mehr. Bei zurückzulegender Strecke innerhalb eines Ortes ist Vorsicht geboten. Wer mit dem Gedanken spielt, den Weg mit Bus, Bahn oder Fahrrad zu bewältigen, kann die Kilometer-Pauschale nicht anrechnen lassen. Dasselbe gilt übrigens auch für Schiffe sowie Flugzeuge. Die KM-Pauschale deckt folgende Kosten ab:
Die KM-Pauschale deckt folgende Kosten ab:
Einen weiteren Punkt stellen die außerordentliche Kosten dar. Unter außerordentlichen Kosten versteht sich beispielsweise ein auf dem Arbeitsweg entstandener Verkehrsunfall. Diesen können Autofahrer separat von den Fahrtkosten steuerlich beim Finanzamt geltend machen.
Überblick der KM-Pauschale 2023
| Fahrzeug | |
|---|---|
| Personenkraftwagen | 0,30 € pro Kilometer |
| Anderes motorisiertes Fahrzeug | 0,20 € pro Kilometer |
| Fahrrad, Bahn, Schiff | Kein Anspruch |
Die Anwendbarkeit der KM-Pauschale 2023 regelt der Paragraf 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz. Hier steht geschrieben, dass der Arbeitnehmer die KM-Pauschale nur in der Steuererklärung beim Finanzamt angeben darf, wenn es sich um berufliche Fahrten handelt, die weder zwischen Wohnung und Arbeitsplatz noch Familienbesuche sind.
Es gibt einige Ausschlusskriterien für die Erhebung der KM-Pauschale in der Steuererklärung. Hierzu zählen beispielsweise Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Flugzeug oder Schiff, selbst wenn diese dienstlich sind. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall weder gegenüber dem Finanzamt noch dem Arbeitgeber ein Anrecht auf die KM-Pauschale.
Jetzt stellt sich die Frage: Wer übernimmt in diesem Fall die Kosten? Arbeitnehmer müssen die Kosten für eine Dienstreise dann nicht selbst tragen. Hier kommt das Unternehmen ins Spiel, welches in der Regel bereits im Vorfeld das Ticket bucht. Schwierig gestaltet es sich bei spontanen Reisen. In diesem Fall hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, entstandene Kosten in einer Reisekostenabrechnung oder Spesenaufstellung beim Arbeitgeber geltend zu machen.
Wichtig zu wissen
Stellt das Unternehmen einen Firmenwagen für die Dienstreise bereit, hat der Arbeitnehmer ebenfalls keinen Anspruch auf die KM-Pauschale. Entstehende Kfz – Kosten sind normalerweise bereits vom Betrieb abgedeckt.
Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, kann der Arbeitnehmer entstandene Kosten bei einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Dazu bedarf es normalerweise nur einer Reisekostenabrechnung.
Die folgenden Reisekosten sind erstattungsfähig:
Für die Berechnung des rückzahlungsfähigen Betrages werden die gefahrenen Kilometer zurate gezogen. Für den Fall, dass sich der Betrag nicht exakt deklarieren lässt, darf die KM-Pauschale herangezogen werden.
Wichtig zu beachten: Die Rückerstattung der Reisekosten hat von Unternehmen steuerfrei zu erfolgen. Das bedeutet, selbst wenn die Überweisung des Geldes mit dem Arbeitslohn erfolgt, ist auf den Reisekosten-Betrag keine Lohnsteuer oder Sozialversicherung hinzuzurechnen.
Für die Erstattung von Reisekosten gibt es allerdings keine gesetzliche Pflicht seitens des Arbeitgebers. Theoretisch kann dieser einen niedrigeren Betrag auszahlen oder die Erstattung komplett verweigern. Damit es später nicht zu Missverständnissen kommt, ist es wichtig, die Kostenübernahme vor Antritt der Dienstreise abzuklären.
Zunächst ist es wichtig zu wissen, was unter den Werbungskosten verstanden wird. Denn die KM-Pauschale zählt in der Steuererklärung zu den Werbungskosten. Darunter zählen alle Ausgaben, die aufgrund der Arbeit anfallen, welche dem Zweck dienen, die eigenen Einnahmen zu generieren, genauer gesagt zu erhalten - so wie die Fahrtkosten.
Die über das Jahr entstandenen Werbungskosten lassen sich in der Steuererklärung absetzen. Im gleichen Zug werden die zu versteuernden Einnahmen gesenkt. Das bedeutet: Die Fahrkosten gehören in die Steuererklärung, genau genommen in die Anlage G. Eine zusätzliche Berechnung der Entfernungspauschale ist möglich, wenn die Adresse des Arbeitgebers zusätzlich in die Anlage geschrieben wird. Sind alle Unterlagen vollständig beim Finanzamt eingegangen, ermittelt dieses den Betrag, der vom zu versteuernden Einkommen abgezogen wird. Dieser lässt sich später dem Bescheid entnehmen.
Wer besonders hohe Mehrkosten hat, kann bereits vor Ende des Jahres die KM-Pauschale in Anspruch nehmen. Das geschieht über die sogenannte Lohnsteuerermäßigung - der entsprechende Antrag ist beim Finanzamt zu stellen. Bei Bewilligung werden die Fahrtkosten bereits im Vorfeld monatlich beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Hier besteht allerdings die Voraussetzung, dass die Werbungskosten jährlich über 1.000 € liegen müssen. Eine spezielle Steuererklärungssoftware kann übrigens dabei helfen, den Papierkram zu verringern und einfacher zu gestalten.
Oft gibt es eine Verwechslung zwischen der KM-Pauschale und der Entfernungspauschale, wobei es hier grundsätzliche Unterschiede gibt. Das Finanzamt berücksichtigt die KM-Pauschale in der Steuererklärung nur bei Dienstfahrten, die nicht zur Tätigkeitsstätte führen. Die Berechnung der Entfernungspauschale basiert dagegen auf der täglichen Strecke, die auf dem Weg zur Arbeit zurückgelegt wird.
