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Kilometer-Pauschale in der Steuererklärung

Arbeitnehmern und Selbstständigen steht die Möglichkeit offen, jährlich die Kilometer-Pauschale in der Steuererklärung beim Finanzamt geltend zu machen. Lese mehr dazu in diesem Artikel.

Was ist die Kilometer-Pauschale?

Die häufig mit der Entfernungspauschale gleichgesetzte Kilometer-Pauschale ist eine Pauschale, die jeder steuerpflichtige Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler in Anspruch nehmen kann. In der Regel kommt diese Pauschale für berufsbedingte Dienstreisen oder Außentätigkeiten zum Einsatz. Die dadurch entstandenen Fahrtkosten kannst du pro gefahrenen Kilometer in der Steuererklärung als Ausgabe eintragen. Das bedeutet: Die zu versteuernden Einkünfte sinken.

Benötigt das Finanzamt einen Nachweis? Kurze Antwort, ja. Zum einen sind in der Steuererklärung die entstandenen Reisekosten durch eine Quittung/Rechnung zu belegen, darüber hinaus besteht die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuches. Kannst du die beiden Nachweise nicht erbringen, wird es schwierig, die Dienstreise steuerlich geltend zu machen.

Wo liegt der Unterschied zwischen Kilometer- und Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale wird umgangssprachlich auch als Pendlerpauschale bezeichnet, dessen Regelung in Paragraf 9 Absatz 4 verankert ist. Anders als bei der KM-Pauschale ist es bei der Entfernungspauschale völlig egal, mit welchem Verkehrsmittel der Weg zurückgelegt wird. Allerdings gewährt das Finanzamt lediglich einmal pro Arbeitstag die Entfernung zur Tätigkeitsstätte. Sprich, wenn deine Tätigkeitsstätte 10 Kilometer von deiner Wohnung entfernt ist, berechnet das Finanzamt diesen Weg einmal täglich. Anders als bei der KM-Pauschale fließen hier nicht Hin- und Rückweg in die Berechnung ein.

Das ist aber nicht der einzige Unterschied zwischen den beiden Pauschalen. Bei der KM-Pauschale können Fahrten an verschiedene Orte in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Wohingegen die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) nur für die Strecke von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte vorgesehen ist. In der Regel ist dieser Weg täglich derselbe.

Kurz und knapp zusammengefasst: Die Entfernungspauschale gilt für den täglichen Arbeitsweg und die Kilometer-Pauschale beispielsweise bei Fahrten zur zweiten Arbeitsstätte oder Dienstreisen.

Wie berechnet sich die Kilometer-Pauschale?

Kilometer-Pauschale berechnen

In erster Linie ist für die Berechnung der Kilometer-Pauschale das Fahrzeug, welches für die Reisestrecke zum Einsatz kommt, ausschlaggebend. Für gewöhnlich dürfte das ein Personenkraftwagen sein, hier wird pro gefahrenen Kilometer (maximal 20 km) ein Betrag von 0,30 € berechnet. Ab dem 21. Kilometer steigt der Betrag auf 0,35 € pro zurückgelegten Kilometer.

Bei anders motorisierten Fahrzeugen, beispielsweise einem Motorrad, liegt die KM-Pauschale bei 0,20 €. Bis 2014 war es möglich, bei Mitnahme eines Beifahrers eine höhere Pauschale in der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Inzwischen gibt es diesbezüglich keine Berücksichtigung mehr.

Die zurückzulegender Strecke ist innerhalb eines Ortes ist Vorsicht geboten. Wer jetzt mit dem Gedanken spielt, den Weg mit Bus, Bahn oder Fahrrad zu bewältigen, kann die Kilometer-Pauschale nicht anrechnen lassen. Dasselbe gilt übrigens auch für Schiffe sowie Flugzeuge.

Die KM-Pauschale deckt folgende Kosten ab:

  • Wartungen und normale Reparaturen
  • Abnutzung des Fahrzeuges
  • Kfz-Steuer
  • Kraftstoff

Einen weiteren Punkt stellen die außerordentlichen Kosten dar. Unter außerordentlichen Kosten versteht sich beispielsweise ein auf dem Arbeitsweg entstandener Verkehrsunfall. Diesen können Autofahrer separat von den Fahrtkosten steuerlich beim Finanzamt geltend machen.

Überblick der KM-Pauschale 2022

Fahrzeug
Personenkraftwagen 0,30 € pro Kilometer
Anderes motorisiertes Fahrzeug 0,20 € pro Kilometer
Fahrrad, Bahn, Schiff Kein Anspruch

Anwendbarkeit der KM-Pauschale

Die Anwendbarkeit der KM-Pauschale 2022 regelt der Paragraf 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz. Hier steht geschrieben, dass der Arbeitnehmer die KM-Pauschale nur in der Steuererklärung beim Finanzamt angeben darf, wenn er mit dem eigenen Fahrzeug auf dem Weg zum Kunden oder einer beruflichen Veranstaltung ist.

Hier ist die KM-Pauschale nicht anwendbar

Es gibt einige Ausschlusskriterien für die Erhebung der KM-Pauschale in der Steuererklärung. Hierzu zählen beispielsweise Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Flugzeug oder Schiff, selbst wenn diese dienstlich sind. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall weder gegenüber dem Finanzamt noch dem Arbeitgeber ein Anrecht auf KM-Pauschale.

Jetzt stellt sich die Frage: Wer übernimmt in diesem Fall die Kosten? Keine Sorge, Arbeitnehmer müssen die Kosten für eine Dienstreise nicht selbst tragen. Hier kommt das Unternehmen ins Spiel, welches in der Regel bereits im Vorfeld das Ticket bucht. Schwierig gestaltet sich es bei spontanen Reisen. In diesem Fall hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, entstehende Kosten in einer Reisekostenabrechnung oder Spesenaufstellung beim Arbeitgeber geltend zu machen.

Wichtig zu wissen

Stellt das Unternehmen einen Firmenwagen für die Dienstreise bereit, hat der Arbeitnehmer ebenfalls keinen Anspruch auf die KM-Pauschale. Entstehende Kfz – Kosten sind normalerweise bereits vom Betrieb abgedeckt.

Reisekosten im Unternehmen geltend machen

Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, hat ein Arbeitnehmer die Möglichkeit, entstandene Kosten bei einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug gegenüber dem Unternehmen geltend zu machen. Dazu bedarf es normalerweise nur einer Reisekostenabrechnung.

Die folgenden Reisekosten sind erstattungsfähig:

  • Übernachtungen
  • Mehraufwand für die Verpflegung
  • Fahrtkosten (Benzin usw.)

Für die Berechnung des rückzahlungsfähigen Betrages werden die gefahrenen Kilometer zur Rate gezogen. Für den Fall, dass sich der Betrag nicht exakt deklarieren lässt, darf die KM-Pauschale herangezogen werden. Wichtig zu beachten: Die Rückerstattung der Reisekosten ist von Unternehmen steuerfrei zu erstatten. Das bedeutet, selbst wenn die Überweisung des Geldes mit dem Arbeitslohn erfolgt, ist auf den Reisekosten Betrag keine Lohnsteuer oder Sozialversicherung hinzuzurechnen.

Für die Erstattung von Reisekosten gibt es allerdings keine gesetzliche Pflicht seitens des Arbeitgebers. Theoretisch kann dieser einen niedrigeren Betrag auszahlen oder die Erstattung komplett verweigern. Damit es später nicht zu Missverständnissen kommt, ist es wichtig, die Kostenübernahme vor Antritt der Dienstreise abzuklären.

KM-Pauschale – so klappt es mit der Steuererklärung

Widmen wir uns dem Papierkram, genauer gesagt der Steuererklärung für das Finanzamt. Zuerst einmal ist es wichtig zu wissen, was unter den Werbungskosten verstanden wird. Denn die KM-Pauschale zählt in der Steuererklärung zu den Werbungskosten. Hierunter zählen alle Ausgaben, die aufgrund der Arbeit anfallen, welche dem Zweck dienen, die eigenen Einnahmen zu generieren, genauer gesagt zu erhalten. Hierzu zählen ebenfalls die Fahrtkosten.

Die über das Jahr entstandenen Werbungskosten lassen sich in der Steuererklärung absetzen. Im gleichen Zug werden die zu versteuernden Einnahmen gesenkt. Bedeutet: Die Fahrkosten gehören in die Steuererklärung.

So weit, so gut. Wo gehören die Werbungskosten hin? Genau genommen zählen sie zu der Anlage G. Wer obendrein noch die Entfernungspauschale anrechnen lassen möchte, gibt in der genannten Anlage zusätzlich noch die Adresse des Arbeitgebers sowie den Arbeitszeitraum mit ein. Sind alle Unterlagen vollständig beim Finanzamt eingegangen, ermittelt dieses den Betrag, welchen es dann vom zu versteuernden Einkommen abzieht. Dieser lässt sich später dem Bescheid entnehmen.

Für wen die Mehrkosten so enorm sind, hat die Möglichkeit, bereits vor Ende des Jahres die KM-Pauschale in Anspruch zu nehmen. Das geschieht über die sogenannte Lohnsteuerermäßigung, der entsprechende Antrag ist beim Finanzamt zu stellen. Bei Bewilligung sind die Fahrtkosten bereits im Vorfeld monatlich beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Hier besteht allerdings eine Voraussetzung, die Werbungskosten müssen jährlich über 1.000 € liegen. Spezielle Steuererklärungssoftware helfen übrigens dabei, den Papierkram zu verringern und stressfrei zu gestalten.

Fazit

Oft gibt es eine Verwechslung zwischen der KM-Pauschale und der Entfernungspauschale, wobei es hier grundsätzliche Unterschiede gibt. Das Finanzamt berücksichtigt die KM-Pauschale nämlich überwiegend bei Dienstreisen und Fahrten zur zweiten Tätigkeitsstätte in der Steuererklärung. Die Berechnung der Entfernungspauschale basiert auf der täglichen Strecke, die du auf deinem Arbeitsweg zurück legst.

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