Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten einen Firmenwagen zu leasen – das Kilometer-Leasing und das Restwert-Leasing.
Kilometer-Leasing: Beide Vertragspartner legen bei Vertragsschluss eine Obergrenze für die zu fahrenden Kilometer fest. Für zu viel gefahrene Kilometer (Mehrkilometer) ist am Ende der Vertragslaufzeit eine Nachzahlung fällig. Zu wenig gefahrene Kilometer (Minderkilometer) führen zu einer Erstattung. Mehrkilometer und erstattungsfähige Minderkilometer weisen dabei bestenfalls den gleichen Kostenfaktor auf.
Restwert-Leasing: Bei dieser Methode legt ein Gutachter vor Vertragsabschluss einen Restwert fest, den der Pkw nach Ablauf der Leasingzeit vorzuweisen hat. Auf Basis des Restwerts lässt sich die monatliche Leasingrate bestimmen. Der Restwert des geleasten Firmenwagens berechnet sich dabei aus Faktoren wie der Kilometerlaufleistung, dem Zustand des Fahrzeuges sowie dem Wert des Wagens auf dem Gebrauchtwagenmarkt.
Auch die Nachteile abwägen
Leasingverträge sind oft mit einer mehrjährigen Laufzeit verbunden. Nur in Ausnahmefällen (Tod des Leasingnehmers, Totalschaden) sind vorzeitige Vertragskündigungen möglich. Auch Vertragsänderungen sind eher schwierig zu realisieren und Rahmenbedingungen wie Versicherungen sind strikt vorgegeben. Ein großes Risiko bergen vor allem finanzielle Veränderungen auf Seiten des Leasingnehmers. Diese spielen in Leasingverträgen keine Rolle.
Rund 60 Prozent aller deutschen Firmenfahrzeuge sind mittlerweile Teil eines Leasingvertrags. Grund sind vor allem die zahlreichen Vorteile, die sich sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ergeben. Dazu zählen unter anderem:
Auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer können steuerlich davon profitieren, einen Firmenwagen zu leasen. Die reine Nutzung des Firmenwagens schont im Vergleich zum Kauf die Kreditwürdigkeit. Obendrein lassen sich laufende Kosten wie Leasingrate, Reparatur- und Wartungskosten von der Steuer absetzen. So gaben 2020 ca. 40 Prozent aller Selbstständigen an, bei betrieblichen Anschaffungen Leasing-Optionen den Vorrang zu geben.
Einen Firmenwagen zu leasen gestaltet sich für Selbstständige jedoch nicht immer leicht. Eine gute Bonität ist Voraussetzung. Oft fordern Leasing-Firmen zur Absicherung zahlreiche Dokumente an. Darunter fallen können:
Besteht die eigene Selbstständigkeit noch nicht lange, lassen sich meist noch nicht alle geforderten Nachweise erbringen. Das Problem: In diesem Fall sind oft Sonderzahlungen, Kautionen oder Bürgschaften nötig. Es kann eine Option sein, einen Firmenwagen gebraucht zu leasen. Da der Wagen den größten Wertverlust schon hinter sich hat, fallen die Leasingraten deutlich geringer aus. Um finanzielle oder steuerliche Risiken zu vermeiden, empfiehlt es sich in jedem Fall, vorher mit einem Steuerberater zu sprechen.
Vor dem Leasen eines Firmenwagens ausreichend Informationen einholen
Für Selbstständige kann sich das Mieten eines Firmenwagens schnell zur Kostenfalle entwickeln. Einmal abgeschlossen, lässt es sich aus einem Leasingvertrag nur schwer wieder austreten. Daher ist es wichtig, vor dem Vertragsschluss mehrere Angebote einzuholen und alle möglichen Szenarien durchzurechnen.
Insbesondere Unternehmen, die eine zusätzliche Belastung ihres Kreditrahmens durch größere Investitionen vermeiden wollen, profitieren davon, Firmenfahrzeuge zu leasen. Die Größe der Unternehmen spielt dabei keine Rolle. So ist das Firmenwagen-Leasing sowohl für Konzerne als auch für Selbstständige durchaus attraktiv. Das Leasing ermöglicht deutlich mehr Flexibilität und weniger Risiken als eine klassische Finanzierung. Welches Angebot für den individuellen Fall passend ist, gilt es abzuwägen. Leasinggesellschaften bieten die unterschiedlichsten Leasing-Angebote an. Allerdings sind diese an eine gewisse Bonität gebunden, weshalb es für länger bestehende Unternehmen durchaus Vorteile in den einzelnen Verträgen geben kann.
Jeder Angestellte kann seinen Dienstwagen theoretisch auch zu privaten Zwecken nutzen. Im Gegenzug verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seines Entgelts. Für Unternehmen kann die Bereitstellung eines Dienstwagens ein attraktives Instrument zur Mitarbeiterbindung darstellen und sich positiv auf Loyalität und Motivation der Angestellten auswirken.
Spezielle Full-Leasing-Angebote ermöglichen eine Rundum-Absicherung bei Abgabe des Firmenwagens an Mitarbeiter. Sie beinhalten unter anderem Kosten für Kfz-Versicherung, Steuern, Tankkarte, Reparatur und Wartung. Um das Risiko einer Kündigung des Arbeitnehmers und Ausfallzeiten wegen Krankheit zu minimieren, bieten Leasingunternehmen oft maßgeschneiderte Angebote an, die die Fahrzeugrückgabe am Ende der Laufzeit vertraglich genau absichern. Allerdings sind diese Angebote auf ihre individuelle Anwendbarkeit zu prüfen.
Das Finanzamt bewertet die Überlassung des Firmenwagens zur privaten Nutzung als geldwerten Vorteil. Dieser führt zu einer anteiligen Erhöhung des Arbeitnehmer-Verdienstes und ist in der Steuererklärung zu berücksichtigen. Zum Versteuern des Firmenwagens gibt es zwei Möglichkeiten: das Fahrtenbuch und die Ein-Prozent-Methode. Welche der beiden Methoden vorteilhafter ist, hängt von der Nutzung des Firmenwagens sowie dem Anteil an Dienstfahrten und privaten Fahrten ab.
Gut zu wissen: Wer einen Firmenwagen least, muss Sonderzahlungen zu Vertragsbeginn nicht in voller Höhe auf die Gesamtkosten anrechnen. Die Kosten lassen sich über die Gesamtlaufzeit des Vertrags verteilen. Das senkt die Steuerlast.
Basis für die Ein-Prozent-Regelung bildet der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges. Pro Monat setzt das Finanzamt einen Prozent des so ermittelten Fahrzeugwerts als zusätzlich zu versteuernden Verdienst an. Für Fahrten zur Arbeit fallen monatlich pro gefahrenen Kilometer zusätzlich 0,03 % des Bruttolistenpreises an.
Ein Fahrtenbuch dient der genauen Dokumentation der durchgeführten Dienst- und Privatfahrten mit dem Firmenwagen. Die Einträge können dabei sowohl in Buchform als auch elektronisch erfolgen. Eine Excel-Liste zählt nicht zu den erlaubten Methoden. Festzuhalten sind Informationen zu Datum, Fahrtziel, Route, Kundenadresse, Fahrtzweck sowie Kilometerstand. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, ist es wichtig, Fahrten unmittelbar nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen.
Tipp: Arbeitsrecht beachten
Arbeitsverhältnisse, die auf Tarifverträgen basieren, sehen in der Regel keinen Gehaltsverzicht zugunsten eines Firmenwagens vor. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, die genauen Rahmenbedingungen im Arbeitsvertrag festzuhalten.
Um eventuelle Schwierigkeiten zu vermeiden, gilt es, vor dem endgültigen Vertragsschluss einige zentrale Punkte zu berücksichtigen:
Gut zu wissen: Auch Wohnmobile lassen sich als Firmenwagen leasen. Hierzu ist jedoch der Nachweis einer betrieblichen Nutzung notwendig. Diese sollte sich auf mindestens zehn Prozent belaufen. Nur dann lassen sich Wohnmobile als Betriebsvermögen ausweisen.
Den neuen Firmenwagen kaufen oder leasen? Es ist wichtig, vorab verschiedenste Angebote zu prüfen und die finanziellen Aufwände abzugleichen. Das Leasen selbst bildet eine Mischform zwischen dem Mieten und Kaufen eines Firmenwagens. Dabei sind die Leasingraten in der Regel kleiner als Mietraten.
| Leasing | Kauf | |
| Vorteile | - variable Laufzeiten variable Laufzeiten - geringe finanzielle Belastung - Schonung des Eigenkapitals - Planungssicherheit - steuerlich absetzbar - Mengenrabatte beim Hersteller möglich | - Senkung der monatlichen Raten durch längere - Laufzeiten möglich - Wagen geht nach vollständiger Zahlung in Unternehmensbesitz über - Abschreibungen mindern den Gewinn - Versicherungsumfang selbst wählbar - eigenständiger Verkauf/freier Einsatz möglich |
| Nachteile | - eventuell Nachzahlungen und Probleme bei Rückgabe möglich - Nutzungseinschränkungen - Auto bleibt Eigentum der Leasinggesellschaft | - Raten nicht steuerlich absetzbar - nur Zinsen als Betriebsausgabe verbuchbar - Einfluss auf Liquidität und Bonität des Unternehmens |
Bei Kaufabsicht Firmenwagen lieber finanzieren statt leasen
Leasingverträge bieten oft die Möglichkeit zum späteren Kauf des Fahrzeugs. Allerdings empfiehlt es sich bei fester Kaufabsicht, den Dienstwagen auf klassische Art zu finanzieren. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, könnte der Betriebsprüfer die bereits bestehende Kaufoption als Vorvertrag beurteilen. In diesem Fall interpretiert das Finanzamt die Leasingraten als Baufinanzierung.
Ein Firmenfahrzeug zu leasen kann eine gute Alternative zur klassischen Finanzierung darstellen. Ein Leasingvertrag sollte jedoch nie übereilt erfolgen. Neben zahlreichen Vorteilen gehen mit dem Leasing auch entsprechende Nachteile einher. Die Entscheidung, einen Firmenwagen zu leasen oder zu finanzieren, hängt stets von den individuellen Umständen ab.
